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Budgéter et financer son projet

25 mars 2013

Agence COOP DEC Conseil
www.coopdec.org

Objectifs de la formation

  • Savoir monter un budget pour son association et l’adapter en fonction des règles de chaque bailleurs
  • Posséder une "cartographie" des bailleurs de fonds de l’aide au développement et appréhender leurs logiques
  • Posséder des connaissances pour la formalisation et le montage de dossiers dans le cadre de réponses à appels à projets locaux
  • Aborder une méthodologie de recherche de financement

« Budgéter » son projet

Pourquoi un budget ?

  • Pour se mettre d’accord entre partenaires
  • Pour vérifier l’adéquation entre nos capacités et nos idées
  • Pour démontrer notre qualification et expertise
  • Pour illustrer les descriptions du dossier de projet
  • Pour communiquer au sujet du projet

Un budget : définition

  • Un document comptable
  • Distinguant les recettes et les dépenses
  • Une traduction du projet
  • Une estimation financière

La budgétisation suppose :

  • La prévision
  • L’exécution
  • Le suivi

Le budget : quel contenu ?

  • Des dépenses classées
  • Des ressources
  • Un équilibre budgétaire
  • Égalité entre dépenses et ressources
  • L’équilibre des grandes « masses »

Les dépenses

Les dépenses directes sont les dépenses directement liées au projet :

  • Les frais de personnel
  • Les frais logistiques
  • Les frais d’équipement
  • Certains frais financiers tels que l’ouverture de compte, les versements internationaux
  • Les coûts des consommables et de fournitures
  • Les coûts de service et de sous-traitants
  • Les frais de diffusion d’information

Imprévus et frais administratifs

  • Les imprévus = 5% des coûts directs éligibles
    Ils doivent être acceptés par le bailleur le jour J
  • Coûts indirects : dépenses non attribuables directement au projet mais en relation avec lui.
  • Les frais administratifs (ou de fonctionnement) = 5, 7 ou 10% en fonction du bailleur (Ils n’ont pas à être justifiés)

Les dépenses d’investissements

Les dépenses relatives au « patrimoine » ayant pour effet :

  • une augmentation du patrimoine
  • une augmentation de la valeur d’un bien
  • une augmentation de sa durée d’utilisation
    - Construction
    - Achat de gros matériel (coût supérieur à 500 €)
    - Remise en état (réfection de toiture, …)

Les dépenses de fonctionnement

Les dépenses qui concernent la mise en œuvre, le fonctionnement quotidien et qui ne restent pas après l’usage :

  • Frais de transport, hébergement, …
  • Abonnements, factures
  • Petit matériel
  • Personnel
  • Location
  • Prestations extérieures, …

La valorisation/ Comptabilisation

Certains frais ne peuvent être justifiés, sans pourtant faire partie des coûts indirects.
Ils sont « valorisés » :

  • Le porteur du projet donnera une « valeur » estimative à un don, un apport en nature, à du bénévolat, …
  • Les bailleurs n’acceptent plus cela

La valorisation est différente de l’estimation, de la comptabilisation d’un « coût caché » :
Un professeur partant durant la scolarité est payé et coûte à un acteur (l’Ed Nat).

Les ressources

Comme les dépenses, elles sont à regrouper de manière logique :

  • Les ressources propres : ce sont celles du partenariat :
    - Acteurs du Nord
    - Acteurs du Sud
  • Subventions privées (fondations, …)
  • Subventions publiques
    - Différencier les sources
    Préciser si les financements sont « acquis », « en cours » (ou « sollicités »), ou « à solliciter »

Les ressources propres

  • Pourquoi ?
    - Pour démontrer son implication dans le projet (10-15% demandés généralement)
    - Pour démontrer sa prise de risque
    - Pour montrer l’implication des partenaires mobilisés dans les pays étrangers
  • Quelle origine ?
    - privée :
    Dons individuels, legs
    Produits d’activités…

- Publique :
Prestations (et non subventions)

Ces ressources doivent être acquises au départ du projet et non être « potentielles ».
La source par les dons / déductions d’impôts

Une règle : l’équilibre

L’ensemble du budget doit être « équilibré »

  • Dépenses = recettes
  • Bailleurs et autofinancement
  • Rubriques entre elles
  • Acquis / En cours
  • Insérer une colonne « pourcentage »
    Question de la « base de calcul »

Les règles générales

  • Pas de virgule
  • Monnaie :
    - Euros ou monnaie du pays
    - Préciser le taux de conversion et la date du taux de change
  • Présenter les calculs dans une page
    « Formules de calcul et explication du budget »

Se financer par le bon programme

Le bailleur affecte préalablement un budget moyen à chaque projet soutenu

  • Budget et coûts sont annoncés dans l’appel.
    Inutile de chercher à avoir plus
    Quels coûts sont éligibles ?
  • S’il n’y a pas d’infos, regarder dans le programme précédent ou demander directement au responsable administratif.

Les coûts non éligibles

  • Ce sont ceux que le bailleur a décidé de ne pas financer
  • Ils doivent apparaître dans le budget
  • Ils ne sont pas pris en compte dans la base de calcul pour la subvention
    Exemples : voyages, véhicules, salaires… à vérifier avec chaque bailleur

Formalisation budgétaire pour un bailleur de fonds

Une priorité : un budget prévisionnel en équilibre !
dépenses = recettes

Les dépenses =
coûts directs éligibles
+ coûts indirects éligibles
+ coûts non-éligibles

Formalisation budgétaire

Attention :

  • Différencier votre budget prévisionnel total du budget prévisionnel éligible
  • A chaque bailleur, une présentation budgétaire

Les bailleurs de fonds publics

L’Etat

Les ministères

  • MAEE
  • MINEFE
  • Ministère de l’Intérieur, de l’Outre-mer, des Collectivités territoriales et de l’Immigration
  • Agriculture
  • Éducation
  • Culture
  • …L’AFD…

L’Etat et l’AFD

  • Fusion Coopération – MAEE en 1999
  • Solidarité et Influence
  • Rôle accru des ambassades
  • Rôle accru de l’Agence Française de Développement
  • APD – Aide Publique au Développement – plus de 9 Milliards d’€ en 2009

Le cofinancement des ONG par l’Etat et l’AFD

  • Enveloppe budgétaire totale en millions :
    2007 : 46,2
    2008 : 48
    2009 : 43
  • Représente environ 1% de l’APD
  • Appel à projets : 28 millions d’€
  • Fourchette indicative des subventions : 20 000€ à 600 000 €

AFD : Plan d’Orientation Stratégique 2012-2016

Appui aux initiatives OSI pour :

  • lutter contre la pauvreté à travers le renforcement de la société civile des pays partenaires ;
  • appuyer la société civile dans sa participation directe au dialogue politique et aux décisions d’intérêt public, favorisant ainsi l’émergence de leaders locaux ;
  • assurer la promotion de la gouvernance démocratique et des droits de l’Homme reconnus par la France et les conventions internationales ;
  • renforcer les capacités des organisations de la société civile française.

Critères d’éligibilité à une subvention

  • Intervention de terrain
    - Projets appuyant le développement d’acteurs du Sud par le renforcement de leurs capacités et la mise en œuvre d’actions locales.
    - Association entre une (ou plusieurs) ONG du Nord et du Sud est une condition sine qua none à un cofinancement de l’AFD.
    - Trois types d’interventions de terrain : les projets "classiques", les convention-programme et les programmes concertés pluri-acteurs.
  • Intervention d’intérêt général
    - Projets et programmes portant sur des thématiques globales ou sociétales destinées à un public résidant au Nord, et plus particulièrement en France.
    - Deux types d’intervention d’intérêt général : les projets d’éducation au développement (EAD) et les projets de structuration du milieu associatif.

Nouvel appel pour micro-projets

« dotation aux micro-projets »

  • Budget annuel inférieur à 100 000€ et 3 ans d’existence
  • Ne pas être éligible aux cofinancements institutionnels
  • Tous pays du CAD, domaine lié au développement rural ou économique, à la santé, à l’éducation, à l’équipement ou à la culture
  • Montant attribué entre 2000 € et 10 000 €
  • 2009 : plus de 100 000€ accordés à 30 associations
  • Désormais : 850 000 € / an

JSI / VVVSI

Programme du MAEE qui s’adresse :

  • Aux groupes de jeunes (minimum 5 maximum 15)
  • Entre 15 et 25 ans
  • Finance jusqu’à 7 500€ (quand budget supérieur à 21 000€)
  • Ne finance pas les projets concernant la santé, les actions de dons …
  • Conditionné à un ECHANGE (ce qui implique un groupe de jeunes locaux
  • Jeunesse Solidarité Internationale
  • Ville Vie Vacances Solidarité Internationale
  • Les jeunes sont acteurs de leurs projets
  • Pour une durée de 2 à 3 semaines
  • Un calendrier très précis à respecter
  • Associations doivent être parrainées par des mouvements d’éducation populaire
  • « Chantiers de jeunes » : théâtre, films, maraîchage…
  • Un projet complet à remettre
  • Un avant – pendant – après est demandé
  • Un budget équilibré doit être remis
  • L’autofinancement est obligatoire
  • Pour les projets d’été, les jeunes passent devant un jury
  • La remise du bilan conditionne le versement de la dernière partie de la subvention
    www.fonjep.fr

PRA-OSIM

  • Programme d’appui aux projets des organisations de solidarité internationale issues de l’immigration
  • Dispositif national d’accompagnement et de cofinancement de projets de développements portés par les OSIM
  • Budget maximum à 120 000€
  • Demande de subvention maximum 15 000€
  • Ne doit pas excéder 70% du montant total du projet
  • Pays prioritaires pour les programmes de développement solidaire

FSP Co développement - PAISD

  • Mis en œuvre depuis fin 2002-jusqu’en 2009, le FSP Co développement Mali est un outil de coopération entre la
    France et le Mali au service des migrants et du développement.
  • En 2009, la France et le Sénégal ont signé une convention de financement :
    - mettre en œuvre, pour une durée de 3 ans (2009-2011),
    - un Programme d’Appui aux Initiatives de Solidarité pour le Développement (PAISD).
    - suite au dispositif FSP Co développement mis en œuvre entre 2005 et 2008 pour soutenir les activités des migrants

Les collectivités locales

  • Actions
    - Activités propres
    Loi de 2007
    Respect des Compétences

- Soutien aux acteurs du territoire
Formations
Subventions : « coup de pouce »

  • Motivations
    - Notoriété
    - Apprendre de nouvelles pratiques
    - Participer à une certaine mondialisation
    - Outil de développement local, activité citoyenne
    - Éducation au développement et contre la xénophobie

La région Ile de France :
ARAMIS

  • Aide Régionale aux Associations pour les Micro projets Internationaux de Solidarité
  • Pour les petites et moyennes associations franciliennes (plus d’un an d’existence)
  • Micro projet qui :
    - Répond aux Objectifs du Millénaire pour le Développement
    - Met en œuvre des opérations d’investissement (construction, agrandissement, réhabilitation…)
    - D’un montant maximum de 60 000€
    - Dans un pays bénéficiaire de l’Aide Publique au Développement (APD)
    - En dehors de la zone de coopération Ile de France
  • Association de loi 1901
  • Avoir un partenaire sur place
  • Répondre à des besoins exprimés par les bénéficiaires
  • Viabilité démontrée et à terme le projet doit mener à une autonomie de gestion

Sont exclus :

  • les projets dont le budget est constitué essentiellement de dépenses de logistique et de transport, les projets de voyage
  • les projets visant uniquement à octroyer une somme d’argent pour soutenir une cause ou des individus ; les demandes de dons ;
  • les échanges entre populations sans autre finalité que la rencontre ;
  • les événements internationaux (colloques, regroupements associatifs) ; les manifestations culturelles de soutien à des actions

Domaines d’interventions :

  • Le développement local durable : économique, social, urbain, rural ;
  • l’éducation et la formation des populations locales ;
  • la santé ;
  • l’amélioration de l’environnement

L’aide de la Région est inférieure ou égale à 50 % du montant prévisionnel du projet.

Les associations peuvent solliciter quatre niveaux d’aides : 5 000 €, 7 500 €, 10 000 € ou 12 500 €.

Le coût total du projet ne peut excéder 60 000 €, hors valorisation.

Critères d’évaluation :

  • l’intérêt et la pertinence du projet
  • sa cohérence avec les besoins identifiés sur le terrain et les politiques locales du territoire d’intervention ;
  • l’expérience et la capacité opérationnelle de l’association et de ses partenaires ;
  • la pérennité du projet et sa viabilité financière ;
  • l’impact du projet (sur les bénéficiaires et l’environnement territorial du pays concerné) ;
  • l’intérêt local et les retombées du projet attendues sur le territoire francilien

Co développement Décentralisé

  • Dispositif de promotion de l’engagement citoyen et international d’organisations issues des migrations en faveur du développement de leur territoire d’origine, dans le cadre des accords de coopération décentralisée conclus par la région
  • Collectivités locales liées à la Région par un accord de coopération en vigueur : Région de Kayes (Mali), Région de Dakar (Sénégal), CU de Nouakchott (Mauritanie), CU d’Antananarivo (Madagascar), Ville des Gonaïves (Haïti), Ville d’Erevan (Arménie), à venir (Région du Grand Casablanca)
  • Bénéficiaires sont les associations de loi 1901 ayant :
    pour objet le développement du territoire d’origine de ses membres
    son siège en Île-de-France et au moins un an d’existence
    pour partenaire une association ou CT domiciliée sur le territoire de coopération décentralisée de la Région

Sont exclus : CT et organismes rattachés, établissements publics, comités de jumelages, associations proposant des projets de mis en œuvre par des mineurs, établissements scolaires et particuliers.

La Seine Saint Denis

Dans le cadre de son Agenda 21

  • Soutien du Conseil général de la Seine-Saint-Denis aux acteurs de la solidarité/coopération internationale et de l’éducation au développement
  • Soutien demandé plafonné à 4.000 € et ne représentant dans tous les cas pas plus de 33 % du budget total.
  • Les projets humanitaires relevant de l’aide d’urgence pour l’acheminement de matériel, de denrées alimentaires, vêtements, médicaments… sont exclus du financement.

Afin de soutenir les acteurs de la SI :

  • Via le monde constitue le lieu d’accueil et l’outil d’accompagnement mis à disposition par le CG.
  • axe développement durable décliné en :
    - Axe Environnement
    - Axe Développement
    - Axe Citoyenneté

Procédures – Termes employés

  • Projet / Programme
    Le terme "projet" désigne un groupe d’activités visant à atteindre un objectif spécifique dans un délai donné.
    Un "programme" désigne une série de projets dont les objectifs réunis contribuent à un objectif global commun, aux niveaux sectoriel, national ou même international.
  • Appel à projets

une possibilité de financement émise par le bailleur de fonds qui met à disposition une enveloppe budgétaire pour des actions dont il définit les priorités.
L’appel à projets est réalisé dans le cadre d’un "programme" ou d’une "ligne budgétaire", traduction d’une politique du bailleur.
L’accord sur la proposition du porteur de projet aboutit à une subvention (pas de bénéfices)

  • Conditions d’éligibilité / Priorités politiques

Ce sont des critères d’exclusion qu’il est impératif de respecter lorsque l’on présente un dossier.
Pourquoi de telles conditions ? Respect de règles de droits
« toute dépense publique doit être justifiée »
Statuts des associations
Vérification de votre légalité

Élaboration des Priorités

  • Ce sont des axes d’orientations préalablement annoncés qui permettent de départager des dossiers.
  • Ce ne sont pas des critères d’exclusion
  • Elles traduisent les orientations politiques du bailleur de fonds

Modalités d’instruction en collectivité

  • Réception et instruction par les chargés de mission
  • Avis en comité de la coopération décentralisée
  • Vote définitif en Commission permanente

Le jury

  • La décision se prend sur un document papier.
  • Le rôle du chargé de mission peut être important pour apporter un complément d’informations au dossier.
  • Le contact avec les personnes qui donnent un avis est parfois un plus.
  • Votre notoriété joue.

Les délais

  • De 6 mois à 1 an
  • De 1 à 3 mois de rédaction du dossier
  • De 1 à 3 mois d’instruction
  • De 2 à 3 mois de décision officielle
  • De 2 à 6 mois pour le décaissement

L’analyse d’un dossier

Les difficultés du jury :

  • Pas de connaissance du terrain a priori
  • Faible capacité de vérification des informations
  • Pas spécialiste de la thématique

Les outils

  • Le « CV » de l’association, sa notoriété
  • Les questionnements généraux, contextuels
  • La logique d’intervention – le dossier
  • La cohérence du projet

Les Sources d’information et de conseil

Agence COOP DEC Conseil
30, rue Claude Tillier
75012 Paris
www.coopdec.org
asso@coopdec.org
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Il ne peut en être fait copie, partiellement ou totalement, sans autorisation écrite préalable.


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